如何用GOOGLE表單 設計自己的手機版業務工作日誌!還能查客戶帳款明細、累計業績..(上集)
幾年前我看從事業務的男友回家後，半夜端杯酒放鬆心情的邊謄寫紙本業務報告，我就在想 把多年前利用GOOGLE平台共享的便利性，把工作日誌習慣，實現從筆記改為電腦詳記、手機觀看及簡記的規劃。當時我工作管理的項目較雜，習慣詳列各項細節及決策原因，假以時日方便追朔事件脈絡。但業務日誌相對簡單化，要紀錄的說明項目單純，就在思考可否把這事情也電子化，讓流程簡化又可以兼具做後續的業務分析。
試想~他公司的行政小姐，收回各業務的日誌後，還要識別各種筆跡、敘述方式，並彙整謄打業績報告計算業績，公司需多出人力打資料還可能需多次跟業務比對除錯，實在麻煩。
如果公司主導各種報告電子化，除節省人力及查錯方便，還能及時理解業績發展動態，迅速判斷狀況並針對各區銷售狀態下達指令或佈局，以利各項發展..
總之~如果公司尚未了解到系統化的優點，對於個人自己的工作紀錄與分析管理，已經有很多免費資源修修改改後，就可馬上上手操作相當好用! 以我有限的職場經驗及考量業務工作方式，我立馬想到..
可以用GOOGLE表單來設計“業務工作日誌紀錄表”，理由如下:
- 以GOOGLE表單 來填寫業務記錄!
業務的工作方式是拜訪完客戶後，要能快速的在手機上做完拜訪紀錄，不能花太多的時間，因為有時拜訪業務除了開車也可能騎機車，烈日當頭下要在機車上寫紙本紀錄自然不太可能，可以把設計好的GOOGLE表單網頁，在手機上以捷徑設定在桌面上，即可隨時點開紀錄工作。
- 業務工作日誌 : 會以GOOGLE試算表的方式呈現。 還能根據資料表做出各種業績或客戶的分析數據!
GOOGLE表單提交後的紀錄會自然生成一個GOOGLE試算表(GOOGLE版的EXCEL)
這檔案可以從GOOGLE表單編輯頁面的的"回覆"選項點進去後，看到GOOGLE試算表直接點開即可。點開後的網頁一樣可在手機上設定成捷徑桌面，方便隨時查看業務工作日誌表，也方便隨查客戶之前叫貨或各項記錄!
只要把每日回傳的工作日誌這頁(GOOGLE試算表)當作資料表，在隔頁設置公式就可分析各種業務資訊。
- GOOGLE表單是響應式網頁，會隨手機或電腦畫面大小調整尺寸、畫面整潔又專業，不怕頁面或字體忽大忽小不好操作。
- GOOGLE表單簡介:
是GOOGLE平台的免費軟體之一，幫助使用者設計問券並生成問卷網址，只要擁有網址者皆可簡易完成問卷提交，提交後的資料會整合到類似EXCEL的GOOGLE試算表中以資料表呈現。推出至今網友已經發展出多種創意設計，應用範圍之廣舉凡基本問卷、活動報名表、團購訂單、甚至記帳、線上試卷..等。
有興趣了解的~可以去這位軟體分享大神 "電腦玩物"網站去拜讀一下原文
Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學
GOOGLE表單的官方介紹 :Google 表單- 免費建立和分析問卷調查
簡單來說: GOOGLE表單要先透過編輯設計後，生成一個獨立的免費網址來呈現編輯好的線上表格(這裡我們拿來做業務拜訪日誌表)，在這個表格中每次填寫完資料後，即可提交出去，每次提交出去的資料，會彙整到GOOGLE的試算表中以資料表呈現。也就是業務工作日誌了!
編輯GOOGLE表單之前，你需要先申請GOOGLE帳號，才能使用GOOGLE平台上所有雲端軟體服務
- 官方申請網址: Sign in
- 從GOOGLE瀏覽器頁面登入帳號，進入右上方的九點，點選雲端硬碟，就可使用GOOGLE雲端硬碟上所有的工作軟體並儲存資料!
雲端硬碟中從"新增"鍵 可以挑選多種工作軟體，在此選取GOOGLE表單
關於GOOGLE表單有很多畫面美化的基本設定，很多大神都已寫過不少文章，在此不再贅述(有興趣者隨便玩玩應該就有模有樣了)，本文先針對 業務工作日誌的規劃述文，若有蠻多人留言有興趣參考，我再想想需不需要後述^^
進入GOOGLE表單編輯頁面:
- 先想好業務工作日誌報表，需要有哪些固定紀錄的項目， 之後每次提交出每筆業務紀錄出去後，GOOGLE表單會以資料表的方式連結並彙整成一份GOOGLE試算表。(不同行業的業務日誌要紀錄的項目不盡相同，以下項目僅為參考)
- 拜訪日期時間
- 地區
- 客戶名稱
- 今日收款
- 鋪貨 (內容、總額、
- 退貨 (商品名稱、數量、當初進貨日)
- 其他 (備註事項...如新開發客戶地址店長資訊、或約定下次叫貨內容
圖為GOOGLE表單填寫完後，每筆提交會自動彙整並生成GOOGLE試算表 (範本)
2.再評估各項目要在表單中以何方式呈現:
- 設"拜訪日期時間"欄 (感想:可設可不設)
原本表單中可以選擇日期，圖中的”問題”~可任意編寫成"拜訪時間"，但因實際上系統第一欄會自行生成"時間戳記"欄位，以紀錄每筆資料提交的日期時間，所以個人覺得跟拜訪日期類似概念，我版本的業務紀錄不設拜訪日期了。
圖為 業務工作日誌資料表中 ，呈現的項目欄: (若設日期欄 會太過接近 可省略)
編輯設"地區"欄 >區域數不多，可選用下拉式選單 做地區分類
- 設"客戶名稱"欄 > 我選用簡答 且最好設定成"必填" 。
我也曾想過客戶名稱~做成下拉式選單免再打字，但後來考慮若客戶一直增加，就常要去編輯欄新增客戶，或者客戶幾百個那要打字到何年何月..我就覺得自用版還是打字就好，若遇到客戶同名的再自己設暱稱加以區別亦可><
- 設"今日收款"欄 > 選用簡答文字。但設定選用"回應驗證"就可把填寫的條件設定成限定條件!
> 右下方呈現3個直列小點就是"設定"鍵，選用"回應驗證"後就會出現針對數字、文字
長度運算式子等限定條件，符合條件才能填寫，大家可以自行玩玩看!
這是怕設計問卷時怕填寫者寫錯方向，故留此限制~自己用的版本也可省略此!
- 收款項目下方我就設立"新增區段"，這功能原是為區分兩個段落章節，我則覺得在手機上填工作紀錄的體驗不要這麼落落長，有段落有休息感(個人美感@@)，一樣的這是可以省略的功能，在此僅介紹可用可不用!
設定區段編輯完後，GOOGLE表單的瀏覽操作畫面會呈現如下:
- 設"鋪貨"欄和段落 >本段落中 鋪貨內容選用"段落"功能詳答鋪貨明細即可。
【補充參考】
我曾為了想要把這段做細一點，把各產品跟數量在此段呈現，以利資料表可做後續產品月銷售分析，選用"核取方塊"這功能，可以做到呈現產品名稱及選擇數量(如圖)，這樣可以實現不用記一堆產品名稱也可選擇數量，在後續資料表的呈現上方便將數量累加起來計算一段期間的訂貨量!
但這種方式僅適用於產品類別少的項目，若產品項目太多就不適合以此操作，還是選用"詳答"功能把鋪貨內容照出貨單上好好填寫即可!
圖為編輯畫面選用"核取方塊"功能，可呈現產品名稱及數量的紀錄如下:
(缺點是~產品類別如果太多就會太麻煩，如果又有新產品需編輯進去，新增的項目
在GOOGLE試算表中會往後方不停新增，雖一樣可用但資料表就會顯得凌亂)
圖為編輯完後的GOOGLE表單操作畫面會呈現如下:
操作後輸入資料~隨選數量(儘量不要複選會影響加總計算)，GOOGLE試算表最後呈現的資料表如下:
- 退貨項目:是因為有時也會碰到店家想退貨換貨，以便有所紀錄。退貨有時就要考慮到當初進貨日是不是以優惠價進貨， 或者一般價格進貨，該費用當初已經結清或尚未結清以利會計部門協助處理後續!
- 其他或備註: 若是新開發的店家的地址電話、或者店家有提特別問題或需求，或下次須補商品，都可隨記在此!
3. 把所有項目設置好後，在去標題處檢查是否要修改區段，讓使用體驗更佳:
4.調色盤: 依喜好裝潢你的表單選擇喜歡的風格設計!
眼睛: 預覽編輯好的畫面，並可開始使用測試!
齒輪: 一般設定
傳送: 可在此取得做好的GOOGLE表單網址
回覆: 點入"回覆"~就可取得"GOOGLE試算表"的網址
這試算表就是我們的業務日誌資料表!
5.接著進入編輯好的表單提交一些資料出去，測試收到提交的資料表有無錯誤，
是否符合需求! 有需要再進行修改，直到符合需求或方便公司過目!
此業務工作日誌較為簡易，公司內部若想即時管理業務紀錄又暫時不想花錢E化，
此方式亦不失為簡易且容易上手的好方法!
只要再表單上新增一項目欄位"業務團隊"~
1. 用下拉式選單模式，把品牌和業務員名稱設定上去
2. 把這業務工作日誌的GOOGLE表單網址發給所有業務通用!
6. 接著把GOOGLE表單(瀏覽版)和試算表的網址，新增到手機桌面做捷徑，方便隨時查看和紀錄業務!
- 假如你是Android手機，先把以上網址貼到手機上的網頁瀏覽器中打開，找到瀏覽器的"設定"點入，選擇"加到主畫面"即可。
- 假如你是Iphone手機，建議直接用safari瀏覽器打開網頁後，選擇那個"方塊向上"的圖形點入，選擇:加入主畫面"即可。
- 假如你在GOOGLE瀏覽器上在登入帳號的狀態下打開GOOGLE表單，是可以在編輯版和瀏覽版兩者狀態下切換自如的喔!
但你若從這邊的GOOGLE表單編輯版中，點選"回覆"進入試算表的工作日誌中，只能查看內容無法進行編輯! 因你需要在手機中先安裝GOOGLE的試算表APP，才能進行編輯修改!
以上~這篇寫完還真是漏漏長阿! 就先以上集做個完結吧
關於如何使用日誌中的基本資料做帳款明細，並累計業績資料，就另待時間完成><!
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